Dr. Hoff Arbeitszeitsysteme

 
 

Tools

Auf dieser Seite stelle ich Ihnen eine Reihe selbst entwickelter Software-Tools zur Verfügung. Jedes dieser Tools können Sie völlig kostenlos herunterladen und nutzen. Falls Sie eine individuelle Anpassung eines der Tools benötigen oder Anmerkungen zu den Tools haben, freue ich mich über Ihre Rückmeldung. Sie können dazu gern mein Kontaktformular nutzen.
Selbstverständlich enthalten alle hier angebotenen Tools ausschließlich Programmcode, der dazu dient, die hier bzw. in den Hilfetexten der Tools beschriebenen Tool-Funktionen zu realisieren. Insbesondere enthält keines meiner Tools Programmcode, der darauf ausgelegt wäre, Daten auszuspionieren, versteckt zu sammeln und/oder in nicht vom Nutzer gewünschter Weise online zu übertragen.

Ziel all meiner Tools ist es in erster Linie aufzuzeigen, wie der jeweilige Anwendungszweck (z.B. eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung) grundsätzlich in einem einfachen aber leistungsfähigen Tool umgesetzt werden kann. Da ich jedoch kein Software-Unternehmen betreibe, beschränke ich mich dabei bei den meisten Tools auf die zwar sehr weit reichenden aber nichtsdestotrotz eingeschränkten Möglichkeiten von Excel. Ich freue mich stets über Hinweise dazu, wie ich diese Tools weiter verbessern kann. Grundsätzlich aber kann der Funktionsumfang der Tools den des in Excel Realisierbaren nicht überschreiten, und zugleich unterliegen meine Tools auch den mit Excel verbundenen Einschränkungen. So sind beispielsweise einige Funktionen trotz umfangreicher programmiertechnischer Bemühung in Excel nicht vollständig barrierefrei umsetzbar und darum leider für Menschen mit eingeschränkter Sehfähigkeit nicht in vollem Umfang nutzbar.

Bitte beachten Sie bei allen hier angebotenen Excel-Tools die Hinweise zur Ausführung von Makros.


 

Start-Stopp-Zeiterfassung

Mit diesem Tool zur Arbeitszeit-Erfassung kann erstens bei Vertrauensarbeitszeit in recht einfacher Art und Weise der in Deutschland geltenden Aufzeichnungspflicht gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) genügt werden – und zwar insbesondere auch dann, wenn die Tages-Arbeitszeit, wie dies gerade bei Vertrauensarbeitszeit gängig ist, häufig durch Pausen und sonstige Privatzeiten unterbrochen wird.

Zweitens kann hiermit aber alternativ auch sehr einfach ein fortlaufendes Arbeitszeitkonto geführt werden – und zwar auch und gerade bei häufiger Unterbrechung der Tages-Arbeitszeit durch Pausen und sonstige Privatzeiten.

Und drittens schließlich und darüber hinausgehend sollen seine Nutzer/innen – neben Arbeitnehmer/inne/n also insbesondere auch Selbständige – zu einem bewussteren und meist auch effizienteren Umgang mit ihrer Arbeitszeit hingeführt werden. Dazu

  • regen nach 90min ununterbrochener Arbeitszeit ein akustisches Signal und ein Textfeld zu einer Arbeitsunterbrechung an;
  • regen nach Erreichen einer Tages-Arbeitszeitdauer von 8h ein akustisches Signal und ein Textfeld dazu an, es für diesen Tag nach Möglichkeit gut sein zu lassen;
  • weisen bei Erreichen einer Tages-Arbeitszeitdauer von 9h ein akustisches Signal und ein Textfeld darauf hin, dass die für deutsche Arbeitnehmer/innen geltende gesetzliche Tages-Höchstarbeitszeit von 10h näher rückt, deren Einhaltung zwecks Förderung der persönlichen Produktivität auch für Selbständige Sinn machen kann – also bald ein Ende gefunden werden sollte;
  • weisen bei Erreichen einer Tages-Arbeitszeitdauer von 10h ein akustisches Signal und ein Textfeld darauf hin, dass Arbeitnehmer/innen bei Weiterarbeit die gesetzliche Tages-Höchstarbeitszeit überschreiten, so dass diese ihr Tagwerk nunmehr – außer in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen (siehe im Einzelnen insbesondere § 14 ArbZG) – unverzüglich beenden sollten. Darüber hinaus sollten Arbeitnehmer/innen jedenfalls die nicht nur geringfügigen 10h-Überschreitungen in der Bemerkungen-Spalte des Tools ausführlich begründen, weil dies bei der Vermeidung von ggf. von ihrer Führungskraft zu zahlenden Bußgeldern helfen kann;
  • werden schließlich Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen rot eingefärbt, weil an diesen Tagen Arbeitnehmer/innen nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen (siehe insbesondere § 10 ArbZG) arbeiten dürfen; diese sollten solche Arbeitszeiten daher in der Bemerkungen-Spalte stets entsprechend begründen.

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Tagesarbeitszeit-Erfassung

Dieses Tool ist sozusagen die „kleine Schwester“ des obigen Tools. Mit ihm kann ausschließlich die Dauer der geleisteten Tagesarbeitszeit erfasst werden, um diese dann z.B. – nur soweit erforderlich – zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungsvorschrift gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG in ein Formular oder eine Datenbank zu übertragen.

Dieses Tool steht Ihnen in drei Versionen zur Verfügung:

1. als App für Android-Smartphones

Jetzt bei Google Play

Um die App auf Ihrem Android-Smartphone zu installieren, können Sie den folgenden QR-Code mit Ihrem Smartphone scannen, um sie so direkt im Google Playstore aufzurufen.

2. als Programm für MS Windows

Download als Programm für MS Windows

3. als MS-Excel-Tool

Download als MS Excel-Tool | Hinweise zur Ausführung von Makros

 

Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit

Mit diesem Tool kann heute und meines Erachtens auch zukünftig (vor dem Hintergrund des aktuellen EuGH-Urteils) rechtskonform in Vertrauensarbeitszeit gearbeitet werden. Zu erfassen sind an allen Tagen Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie die Arbeitszeitdauer. Diese Eingaben werden automatisch auf die Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Mindestpausen und Mindestruhezeiten überprüft; potenzielle Verstöße werden automatisch bis zu drei Adressat*innen per E-Mail gemeldet. Stichproben-Kontrollen hinsichtlich der Richtigkeit und Vollständigkeit der Eingaben sind jederzeit ohne vollständige Einsicht in die Aufzeichnungen möglich. Die letztere ist ggf. der Aufsichtsbehörde vorbehalten.

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Jahresschichtplanung

Mit diesem schlanken Tool können Sie klassische einheitliche (also für alle Schichtgruppen gleiche) Schichtpläne nahezu beliebiger Komplexität kalenderjahresbezogen ausrollen: zum einen für die einzelnen Schichtgruppen, zum anderen für alle Schichtgruppen kombiniert („Besetzungsplan“). Eine ausführliche Hilfe ist integriert.

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Flexible Schichtplanung

Mit Hilfe dieses Tools kann eine einfache Schichtplanung für bis zu 100 Mitarbeiter bei tagesaktueller Arbeitszeitkonto-Führung vorgenommen werden. Dazu kann ein Grundschichtplan mit einer Laufzeit von bis zu 53 Wochen hinterlegt werden. Dieser wird für einzelne Mitarbeiter oder Teams auf das einzustellende Kalenderjahr ausgerollt. Der Jahresschichtplan kann je Mitarbeiter in übersichtlicher Form zu dessen persönlicher Verwendung ausgegeben werden. Abweichend von der planmäßig eingeteilten Schicht können je Tag und Mitarbeiter eine alternative Schicht oder eine Abwesenheit sowie eine zeitliche Abweichung von der eingeteilten Schicht erfasst werden. Es können einfache Auswertungen über die Anzahl und den zeitlichen Umfang von Schichten und Abwesenheiten je Mitarbeiter für frei definierbare Zeiträume innerhalb des eingestellten Kalenderjahres vorgenommen werden. Darüber hinaus ermöglicht das Tool die Führung von Urlaubsstundenkonten. Eine ausführliche Hilfe ist in der Download-Datei als gesonderte pdf-Datei enthalten.

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Teamgesteuerte Schichtplanung

Mit Hilfe dieses Tools können die Mitglieder eines Schichtteams die Besetzung von Arbeitsplätzen im Schichtdienst kalenderwochenweise steuern. Es können bis zu 10 Arbeitsplätze definiert und bis zu 10 verschiedene Schichten angelegt werden. Für die grundsätzliche Verteilung dieser Schichten wird ein Grundschichtplan mit einer Laufzeit von bis zu 53 Wochen hinterlegt, der für alle im Tool angelegten Mitarbeiter*innen automatisch auf das frei einstellbare Kalenderjahr ausgerollt wird. Basierend auf diesem ausgerollten Grundschichtplan und unter Berücksichtigung etwaiger individueller Abwesenheitstage legt das Team dann in gegenseitiger Absprache kalenderwochenweise fest, welche*r Mitarbeiter*in in welcher Schicht welchen Arbeitsplatz besetzt. Eine detaillierte Erläuterungen zum Tool finden Sie darin unter „Einstellungen“.

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Dienstplanung

Dieses Tool ermöglicht die Zuordnung von bis zu 25 verschiedenen Diensten und bis zu 8 verschiedenen Abwesenheitsarten zu bis zu 50 Mitarbeiter*innen über beliebige Zeiträume innerhalb eines Kalenderjahres hinweg – also z.B. auch im Rahmen der klassischen Monats-Dienstplanung. Dabei werden für alle Mitarbeiter*innen fortlaufende Arbeitszeit- und Urlaubskonten geführt – auch über bis zu 3 Änderungen der Vertragsarbeitszeitdauer pro Kalenderjahr hinweg. Außerdem können für jede*n einzelne*n Mitarbeiter*in kalenderjahresweise die geplanten und die tatsächlich geleisteten Dienste dargestellt werden.

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Jahres-Wochenplanung

Mit Hilfe dieses Tools können kalenderwochenweise beliebige frei definierbare Zuordnungen von Merkmalen (im Folgenden Status genannt) zu ebenfalls frei definierbaren Merkmalsträgern (z.B. Mitarbeiter*innen) vorgenommen werden, um so eine sehr einfache und übersichtliche kalenderwochenweise Planung zu ermöglichen.
Das Tool ist hinsichtlich seines Anwendungsbereiches bewusst flexibel gehalten. So kann es beispielsweise für die kalenderwochenweise Abwesenheitsplanung von Mitarbeitern ebenso verwendet werden wie für eine Projektplanung oder für die Besetzungsplanung von Arbeitsplätzen.
Es können beliebig viele Merkmalsträger (z.B. Mitarbeiter) hinterlegt werden, für die wochenweise innerhalb eines frei einstellbaren Kalenderjahres ein Status (z.B. Abwesenheiten) zu planen ist. Die Anzahl der definierbaren Status ist in der vorliegenden Basisversion auf 10 begrenzt. Je Merkmalsträger und Status wird die Anzahl der Wochen im Kalenderjahr ausgewiesen. Eine ausführliche Hilfe ist in der Download-Datei als gesonderte pdf-Datei enthalten.

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Jahres-Werktageplanung MO-FR

Bei diesem Tool handelt es sich um eine Variante des obigen Tools Jahres-Wochenplanung. Alle oben beschriebenen Merkmale des Tools treffen daher grundsätzlich auch auf diese Variante zu – jedoch können hier die Werktage MO-FR einzeln beplant werden. Zudem können die im Tool zu berücksichtigenden Feiertage festgelegt werden, an denen automatisch kein Planungseintrag erfolgt. Abweichend vom Tool Jahres-Wochenplanung wird in den Zählspalten rechts jeweils die Anzahl der Tage innerhalb des Jahres ausgewiesen, über die hinweg ein Status (z.B. Abwesenheit) eingeteilt wurde.

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